Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit MatchedBet CRM:

[FIRMENNAME / VOLLSTÄNDIGER NAME]
[ANSCHRIFT]
[E-MAIL]
[TELEFON, FALLS VORHANDEN]

MatchedBet CRM ist eine geschlossene CRM-Anwendung.

Die eigentliche CRM-Anwendung ist nur für vom Betreiber freigegebene Benutzer zugänglich.

Die öffentliche Startseite, die Datenschutzerklärung und das Impressum sind ohne Anmeldung erreichbar.

Je nach Nutzung von MatchedBet CRM können insbesondere verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Benutzerkonto- und Anmeldedaten
• Informationen zu Mitspielern
• Gmail-Adresse eines verbundenen Kontos
• technische OAuth-Daten
• Gmail-Nachrichten-ID
• Gmail-Thread-ID
• Absender
• Empfänger
• CC
• BCC
• Betreff
• Datum und Uhrzeit
• Snippet
• Informationen über vorhandene Anhänge
• technische Verarbeitungsinformationen
• aus der KI-Analyse erzeugte strukturierte CRM-Informationen

MatchedBet CRM kann Gmail-Konten mit einzelnen Mitspielern verbinden.

Die Verbindung wird ausschließlich nach ausdrücklicher Autorisierung des jeweiligen Google-Kontoinhabers über Google OAuth hergestellt.

Für die aktuelle Gmail-Integration wird ausschließlich der Lesezugriff verwendet:

gmail.readonly

MatchedBet CRM verwendet diesen Zugriff ausschließlich, um Gmail-Nachrichten zu lesen und für die vorgesehenen CRM-Funktionen zu verarbeiten.

Der Gmail-Zugriff wird nicht verwendet, um E-Mails zu:

• senden
• löschen
• verschieben
• archivieren
• mit Labels zu versehen
• verändern

MatchedBet CRM kann neue eingehende E-Mails eines verbundenen Gmail-Kontos erkennen und verarbeiten.

Dabei können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:

• Absender
• Empfänger
• CC
• BCC
• Betreff
• Datum und Uhrzeit
• E-Mail-Inhalt
• technische Nachrichten-ID
• Thread-ID
• Informationen über Anhänge

Der Inhalt eingehender E-Mails kann serverseitig vorübergehend verarbeitet werden.

Der vollständige E-Mail-Body wird nicht als dauerhaftes E-Mail-Body-Feld im CRM gespeichert.

Der Inhalt kann jedoch vorübergehend für die vorgesehenen Verarbeitungsschritte einschließlich der automatisierten Analyse verwendet werden.

Nach Abschluss der Verarbeitung werden nur diejenigen Informationen dauerhaft gespeichert, die für die vorgesehenen CRM-Funktionen erforderlich sind.

MatchedBet CRM ist dafür vorgesehen, eingehende E-Mails automatisiert mithilfe einer KI-Funktion zu analysieren.

Die KI-Analyse kann insbesondere dazu dienen:

• relevante Informationen zu erkennen
• Informationen aus E-Mails zu extrahieren
• Informationen zu strukturieren
• E-Mails zu klassifizieren
• E-Mails bestimmten CRM-Kategorien zuzuordnen
• relevante Informationen einem Mitspieler zuzuordnen
• strukturierte CRM-Ergebnisse zu erzeugen
• gegebenenfalls Zusammenfassungen zu erstellen

Die KI erhält ausschließlich Daten, die für die jeweilige Analysefunktion erforderlich sind.

Die KI-Verarbeitung dient ausschließlich der Bereitstellung der vorgesehenen MatchedBet-CRM-Funktionen.

Die Gmail-Daten werden nicht verwendet für:

• Werbung
• personalisierte Werbung
• Retargeting
• Verkauf von Nutzerdaten
• Erstellung von Werbeprofilen
• allgemeines KI-Modelltraining
• allgemeine Verbesserung eines KI-Modells außerhalb der konkreten MatchedBet-Funktion

Der vollständige E-Mail-Body soll nicht dauerhaft im CRM gespeichert werden.

Die aus der KI-Analyse gewonnenen strukturierten Informationen können dagegen dauerhaft gespeichert werden, sofern dies für die vorgesehenen CRM-Funktionen erforderlich ist.

Beispiele können sein:

• erkannte Kategorie
• erkannte relevante Information
• Zuordnung zu einem Mitspieler
• strukturierte CRM-Daten
• Status
• Klassifikation
• Zusammenfassung

Es werden nur tatsächlich implementierte Ergebnisse dauerhaft gespeichert.

MatchedBet CRM kann erkennen, ob eine E-Mail Anhänge enthält.

Die aktuellen Funktionen speichern technische Informationen über das Vorhandensein bzw. die Anzahl von Anhängen.

Die eigentlichen Anhangdateien werden derzeit nicht dauerhaft im CRM gespeichert.

Falls zukünftig Anhanginhalte verarbeitet oder durch KI analysiert werden, muss die Datenschutzerklärung vor Einführung dieser Funktion entsprechend angepasst werden.

Google-Daten werden ausschließlich für die Funktionen verwendet, für die der Nutzer die entsprechende Autorisierung erteilt hat.

Die Verwendung von Google-Nutzerdaten erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

Google-Daten werden nicht für Werbung oder den Verkauf von Daten verwendet.

Die Gmail-Verbindung wird über Google OAuth autorisiert.

Der Nutzer kann die Berechtigung während des OAuth-Prozesses ausdrücklich erteilen.

Der Nutzer kann eine bestehende Berechtigung außerdem über sein Google-Konto widerrufen.

Zur Aufrechterhaltung einer autorisierten Gmail-Verbindung können technische OAuth-Zugangsdaten, insbesondere Access Tokens und Refresh Tokens, serverseitig gespeichert werden.

Diese Daten werden nicht im normalen CRM-Frontend angezeigt.

Sie werden ausschließlich für die technische Aufrechterhaltung der vom Nutzer autorisierten Gmail-Verbindung verwendet.

MatchedBet CRM verwendet angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Insbesondere werden Zugriffe auf CRM-Daten und technische OAuth-Zugangsdaten entsprechend den vorgesehenen Berechtigungen geschützt.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nicht mehr benötigte technische Gmail-Verbindungsdaten sollen nach Trennung der Verbindung gelöscht werden, soweit keine gesetzlichen oder technischen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Eine verbundene Gmail-Adresse kann innerhalb von MatchedBet CRM getrennt werden.

Der Nutzer kann die entsprechende Google-Berechtigung außerdem über sein Google-Konto widerrufen.

Nach einem Widerruf können über diese Autorisierung keine weiteren Gmail-Daten abgerufen werden.

Für den Betrieb von MatchedBet CRM werden technische Dienstleister und Auftragsverarbeiter eingesetzt. Dazu gehören insbesondere Anbieter der Infrastruktur, Datenverarbeitung und gegebenenfalls KI-Dienste.

Aktuell für die Gmail-Verarbeitung eingesetzt:

• Google Ireland / Google LLC — Bereitstellung der Gmail API und Google OAuth zur Verbindung autorisierter Gmail-Konten.
• Base44 (Plattformbetreiber) — Hosting, Datenbank, Ausführung geplanter Hintergrundaufgaben und Bereitstellung der KI-Integrationsfunktion.

Für die spätere KI-gestützte E-Mail-Analyse kann ein weiterer KI-Dienstleister als Auftragsverarbeiter hinzukommen. Der konkrete KI-Anbieter wird vor Inbetriebnahme der KI-Funktion an dieser Stelle transparent ausgewiesen.

Hinweis: Gmail-Daten verbleiben nicht ausschließlich innerhalb von Base44. Für die Gmail-Abfrage wird die Google Gmail API verwendet; für eine spätere KI-Verarbeitung kann ein externer KI-Modellanbieter hinzukommen.

Die KI-gestützte Analyse von E-Mail-Inhalten ist derzeit noch nicht aktiviert. Die technische Umsetzung ist über die von der Base44-Plattform bereitgestellte KI-Integrationsfunktion vorgesehen.

Technisch verfügbare KI-Anbieter über die Base44-Plattform:

• OpenAI
• Google (Gemini)
• Anthropic (Claude)

Es ist vorgesehen, für die Gmail-Analyse ein fest definiertes Modell zu verwenden und keine automatische Modellauswahl zu nutzen. Der konkrete KI-Anbieter und das konkrete Modell werden vor Aktivierung der KI-Funktion an dieser Stelle benannt.

An den gewählten KI-Anbieter werden ausschließlich die für die jeweilige Analysefunktion erforderlichen Daten übertragen (z. B. Betreff, Absender und der für die Analyse erforderliche E-Mail-Inhalt). E-Mail-Anhänge werden derzeit nicht an einen KI-Anbieter übertragen.

Die geltenden Speicher- und Aufbewahrungsregeln sowie die Regelungen zur Nutzung von Daten für Modelltraining richten sich nach den Vertrags- und Datenschutzbedingungen des jeweils gewählten KI-Anbieters. Diese werden vor Aktivierung der KI-Funktion geprüft und an dieser Stelle ausgewiesen.

MatchedBet CRM verwendet die über Gmail erhaltenen Daten nicht zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner KI-Modelle. Die KI-Verarbeitung dient ausschließlich der konkreten MatchedBet-CRM-Funktion.

Diese Anforderung wird vor Inbetriebnahme der KI-Funktion mit den tatsächlichen Vertrags- und Datenschutzbedingungen des gewählten KI-Anbieters abgeglichen. Die Veröffentlichung dieser Aussage erfolgt auf der Grundlage, dass die Nutzung entsprechend konfiguriert und vertraglich abgesichert wird.

Die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage richtet sich nach dem konkreten Einsatz und den gesetzlichen Voraussetzungen.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, erfolgt sie auf Grundlage der entsprechenden Einwilligung.

Die endgültige rechtliche Formulierung soll vor Veröffentlichung durch den Betreiber bzw. eine fachkundige Datenschutzberatung geprüft werden.

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch
• Widerruf einer Einwilligung

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, Datenverarbeitung oder rechtliche Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Version wird auf dieser Seite veröffentlicht.